Som börsnoterat bolag förväntas företag lämna in en korrekt kvartalsrapport gällande bolagets försäljning och prognos. Är då det bästa och säkraste sättet att med hjälp av Excel klippa och klistra ihop en rapport? Skapar inte det snarare utrymme för fel och blir väldigt tidskrävande? Det finns smidigare sätt, där rapporterna skapas automatiskt med hjälp av Power BI och anpassas efter korrekt data från företagets system och inte tvärtom!
Bakgrund
Vår kund, som verkar i Bioteknikbranschen och är ett börsnoterat företag, stod inför en klassisk utmaning när det kom till deras månads- och kvartalsrapporter: att få ut tillförlitlig statistik kring försäljning och orderstatus i relation till prognoser och budget. Deras befintliga rapporter från ekonomisystemet var bristfälliga, vilket ledde till att data manuellt exporterades till Excel för vidare bearbetning. Olika regioner och avdelningar skulle enbart se en viss del av siffrorna, vilket krävde att flera olika rapporter togs fram. Dessutom använde deras dotterbolag olika system, vilket krävde att information från flera källor sammanställdes manuellt. Det hela innebar ett klipp-och-klistra-arbete, manuella justeringar och en tidskrävande process som gjorde att rapporterna endast kunde distribueras en gång i månaden. Särskilt utmanande var kvartalsrapporterna, då de måste levereras i tid av börsnoterade bolag. Att ta fram rapporterna var inte bara tidskrävande för den medarbetare som ansvarade för dem, risken för fel var helt enkelt för stor och verksamheten saknade realtidsinsikter.
Lösning
Rapporteringen behövde automatiseras och det är här Compago kommer in i bilden. Vi utvecklade ett datalager som strukturerade om data från ekonomisystemet och byggde en analysmodell för att skapa relevanta rapporter i Power BI. Vi integrerade även kundens produktkatalog, vilket möjliggjorde en mer djupgående analys. Detta då samtliga kategorier och begrepp är anpassade efter vår kunds verksamhet och känns därför bekanta för alla som använder sig av rapporterna. För att öka säkerheten implementerades en behörighetsstyrning så att användare endast ser relevant information. Idag importeras huvudbolagets data automatiskt, medan dotterbolagen enkelt laddar upp sina Excel-filer via en smidig importfunktion. Det fina här är att det fortfarande inte sker någon manuell analys utan informationen tolkas och kategoriseras automatiskt, vilket eliminerar risken för felaktigheter. Nu kan säljare, säljchefer, ekonomiavdelning, och VD följa verksamheten dagligen i Power BI och förstå utfallet ner på individnivå. Det är även möjligt för den intresserade att bygga sina egna rapporter beroende på vilken information de behöver ha tillgång till. Framgången med försäljningsrapporterna ledde till att vi vidareutvecklade rapporteringsverktyget för att kunna användas även inom produktionsstatistik, ledtider och inköpsanalys. Nästa steg är kostnadsuppföljning i realtid.
Teknik
Lösningen bygger på ett datalager och en SQL-databas, där rapporter genereras via Power BI Services. Tack vare en logisk datamodell med verksamhetsnära begrepp kan användarna själva skapa och anpassa rapporter utan teknisk expertis. Automatiseringen av BI-rapporter har minskat den manuella hanteringen avsevärt och gett företaget bättre beslutsunderlag. Med dagliga uppdateringar och automatiserade flöden har kunden nu en framtidssäker och effektiv BI-lösning.